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Tudo o que você precisa saber sobre Adobe Sign

O Adobe Sign é um serviço baseado na nuvem que permite que um indivíduo ou organização envie, proteja, rastreie e gerencie processos de assinatura eletrônica. O serviço visa substituir assinaturas físicas de papel e tinta por uma alternativa eletrônica totalmente automatizada. 

Os recursos adicionais do Adobe Sign incluem a capacidade de criar fluxos de trabalho que exigem várias assinaturas, a opção de escolher entre vários tipos de assinatura eletrônica e digital e a capacidade de gerar documentos com marca. 

O Adobe Sign também pode usar  APIs  para integrar-se a aplicativos e plataformas externas, como  Microsoft Office, Dropbox, Google Drive, SharePoint e Salesforce.

O Adobe Sign na prática

Com o Adobe Sign, o uso de assinaturas podem ser utilizadas por parte dos clientes ou outros usuários de formas diferentes. Quando um documento está pronto para ser assinado, o remetente especifica quais campos precisam de resposta, insere o endereço de e-mail do assinante e envia.

Os formulários aparecerão na caixa de entrada do assinante com um link exclusivo e seguro para o navegador. O assinante não precisa baixar nenhum aplicativo ou se registrar para uma conta, eles podem apenas assinar o documento diretamente do link.

Além disso, após o recebimento da assinatura, o remetente receberá uma notificação de que está pronta. O Adobe Sign também enviará alertas de expiração e lembretes de assinatura se o assinante não responder. 

Quando o documento é concluído, ele é arquivado automaticamente e uma cópia final é enviada para ambas as partes.

Benefícios do Adobe Sign

A maioria dos fluxos de trabalho de assinatura física é lenta, desperdiçadora e propensa a erros. O Adobe Sign pode solucionar algumas dessas ineficiências e fornecer os seguintes benefícios:

  1. Maior segurança associada a assinaturas eletrônicas, como recursos de autenticação e prevenção de duplicação;
  2. Minimiza os atrasos na documentação relacionados à assinatura;
  3. Permite que os usuários assinem documentos de qualquer local e em qualquer dispositivo;
  4. Integra-se aos sistemas e aplicativos corporativos existentes;
  5. Garante o mais alto nível de conformidade legal, disponibilidade e segurança;
  6. Rastreia todas as etapas dos processos de negócios de assinatura eletrônica para facilitar a auditoria dos formulários.

Com o Adobe Sign é possível ainda acelerar os processos e a produtividade do fluxo de trabalho adicionando assinaturas eletrônicas aos diversos aplicativos de produtividade, a exemplo das soluções Microsoft.

A tecnologia nunca foi tão importante neste momento que precisamos garantir a proteção e privacidade de dados

Você pode estar longe do escritório, mas ainda ter acesso ao seu trabalho. Com aplicativo de assinatura eletrônica Adobe Sign, você tem tudo para ficar por dentro de seus contratos e acordos, esteja onde estiver.

O Adobe Sign têm validade jurídica já conhecida no mercado com alguns tipos de assinatura, tais como:

  • Assinatura eletrônica autenticada que equivale a uma assinatura de próprio punho;
  • Assinatura Digital ICP-Brasil que, em termos gerais, é uma tecnologia que utiliza a criptografia e vincula o certificado digital do assinante ao documento eletrônico que está sendo assinado.

O Adobe Sign é voltado para gerentes e diretores de negócios de organizações de médio e grande porte. Os departamentos podem incluir vendas, RH, marketing, jurídico, gerenciamento de produtos, atendimento e suporte ao cliente, compras, TI e operações.

Em relação a produtividade, proteção e privacidade de dados o Adobe Sign pode levar às empresas a garantir vantagens competitivas como:

  • Acelerar transações na sua empresa, digitalizando os fluxos de trabalho de aprovação de documentos;
  • Enviar documentos para assinaturas eletrônicas legais com apenas alguns cliques;
  • Assinar de qualquer lugar através de um navegador, tablet ou telefone. E acompanhe o status online, em tempo real.

Todos os documentos são armazenados automaticamente, de forma segura. Ao final do processo, tanto remetente quando destinatários têm acesso ao conteúdo on-line, podendo fazer download e imprimir, se assim desejarem;

Além disso, utilizando a solução Adobe Sign pode- se  rastrear e gerenciar em tempo real, monitorar quais documentos estão sem assinatura, receber notificações quando documentos forem assinados e enviar lembretes e arquivar documentos aprovados com trilhas de auditoria, para uma verificação futura.

O uso do Adobe Sign contribui para as melhores práticas de governança da informação e a requisitos regulatórios

De acordo com estudo feito pela Adobe, 80% (oitenta por cento) das empresas ainda lutam com processos baseados em papel que são lentos, propensos a erros e fragmentados. 

Os funcionários passam inúmeras horas procurando por aprovações e assinaturas de tinta e depois imprimem, digitalizam e enviam documentos para concluir o trabalho. Os atrasos resultantes frustram clientes, parceiros de negócios e funcionários – e, finalmente, refletem  negativamente na imagem e  marca da empresa. 

O Adobe Sign ajuda as empresas a transformar processos em papel, tornando os fluxos de trabalho 100% digitais uma realidade com assinaturas eletrônicas confiáveis ​​e legais 

As empresas que utilizam assinatura eletrônica com uso a solução Adobe Sign atendem a usuários de recursos humanos, serviços financeiros, jurídico e qualquer pessoa que trabalhe com documentos confidenciais. 

As ferramentas que fazem parte do Adobe Sign, que também estão disponíveis como aplicativos para dispositivos móveis, podem ser usadas por praticamente qualquer pessoa, desde corretores de seguros e gerentes financeiros a provedores de serviços de saúde que buscam cumprir os regulamentos de privacidade ou arquitetos que finalizam acordos com seus clientes. 

Além disso, o uso da assinatura eletrônica também atender a setores específicos, como imóveis, seguros, educação e governo.

Fluxo de trabalho digitais:

Obter assinaturas em minutos, não em dias  – Os funcionários podem facilmente solicitar assinaturas de outras pessoas, assinar documentos, acompanhar e gerenciar todo o processo eletronicamente;

Trabalhar em qualquer lugar, em qualquer dispositivo  – Os assinantes clicam em um link para assinar documentos de qualquer local, a qualquer hora do dia, usando um navegador ou dispositivo móvel. Nenhuma inscrição ou download de conta é necessária;

Adicionar aos seus sistemas e processos – integre o Adobe Sign aos sistemas e aplicativos que você já está usando hoje. Nada muda, exceto a velocidade dos seus fluxos de trabalho e a facilidade de coletar assinaturas;

Garantir a conformidade legal e de segurança  – o Adobe Sign oferece os mais altos níveis de segurança, disponibilidade e conformidade legal.

Hoje, a assinatura eletrônica não é somente uma tecnologia avançada, uma experiência excepcional ou vantagens inovadoras. Trata-se de uma abordagem sólida e razoável para o desenvolvimento do seu negócio.

Implemente assinaturas eletrônicas e avance seus negócios com novas tecnologias que abrem portas para novas oportunidades.

Deixe nos comentários suas dúvidas, os especialistas da E-VAL Saúde vão te ajudar a esclarecer suas perguntas, contribuindo no desenvolvimento dos seus projetos de segurança de dados, inovação e melhoria contínua da sua instituição de saúde.

E-VAL Saúde, uma empresa do Grupo E-VAL

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