Dicas Rápidas

Gerenciamento de chaves: prós e contras do Excel

O planejamento estratégico e a gestão empresarial são essenciais para o sucesso de qualquer instituição. E, como você sabe, essas áreas precisam de informações válidas para tomar decisões . Um aspecto muito importante é o gerenciamento de chaves para a segurança e proteção de dados.

Por isso, escolher as ferramentas certas para inserir, rastrear, analisar e armazenar dados ajudará os administradores e gestores a fazerem as melhores escolhas para os negócios da instituição de saúde.

Uma das formas mais conhecidas deste processo de organização e gerenciamento é o uso de planilhas eletrônicas, a exemplo do Excel.

As planilhas são populares entre os gestores, especialmente aqueles que gostam de coletar e rastrear dados. Porém, existem algumas limitações que mostram que elas não são a melhor opção para fazer a gestão de um negócio.

Questões como segurança, proteção de dados, gerenciamento de chaves e assinaturas digitais, colocam em xeque a eficiência do Excel como ferramenta para administrar instituições de saúde.

Acompanhe o artigo e saiba mais!

As vantagens do Excel para o planejamento e a gestão

Não há nada de errado com as planilhas. Inclusive, são ferramentas excelentes para muitos trabalhos diferentes como o planejamento e a gestão das instituições de saúde. Por isso, começaremos mostrando o seu lado positivo.

Organização de dados

As planilhas são frequentemente usadas como ferramentas para coletar e organizar dados. As informações podem ser facilmente colocadas em colunas e linhas e depois classificadas por tipo.

Uma grande coleção de dados pode ser avassaladora para a visualização em seu estado bruto. Entretanto, as ferramentas do Excel permitem ao usuário criar apresentações onde as informações são analisadas e conectadas à gráficos ou tabelas de pizza. Assim a interpretação se torna mais fácil.

Simplificação de cálculos

Ninguém gosta de gastar todo o seu tempo no trabalho fazendo cálculos repetitivos. Portanto, o grande atrativo do Excel é que ele faz toda a matemática para o gestor.

Quando uma fórmula é gravada e o programa executa um comando, é fácil realizar cálculos complexos para os dados inseridos. Assim os usuários podem, por exemplo, fazer perguntas do tipo “e se” e obterem respostas facilmente, deste modo, não é necessário refazer contas.

Na prática, se a planilha estiver configurada para calcular o seu lucro bruto, quando qualquer variável for alterada, ela recalcula com base nas novas informações.

 Acesso múltiplo ao usuário

Em um ambiente de trabalho colaborativo, é comum que vários usuários precisem acessar os mesmos documentos.

As planilhas do Excel podem ser compartilhadas, mas só um colaborador pode alterar os dados de cada vez. Então, se cópias locais forem feitas e atualizadas, outros não terão acesso às novas informações.

Apesar da vantagem, vale destacar que não há histórico de arquivos. Portanto, em qualquer momento que alguém realizar alterações, as informações anteriores serão perdidas.

Por esse motivo, podemos considerar uma vantagem parcial.

As desvantagens do Excel na administração de uma empresa

Entramos na era do Big Data e da Transformação Digital, na qual as instituições de saúde percebem o valor dos dados em diversas áreas que atuam.

Cada vez mais hospitais, laboratórios, convênios e consultórios entram na onda dos dados e, em seguida, usam ferramentas desatualizadas para tentar visualizar e comunicar essas informações. Assim, a exemplo de planilhas Excel, a tendência é que ocorra a degradação de planejamento e gerenciamento.

Além disso, os riscos relacionados a segurança e proteção de dados surgem como um fator decisivo para se adotar ferramentas apropriadas de gestão. Vejamos algumas dessas desvantagens.

Vulnerabilidade a fraudes

De todas as desvantagens da planilha, essa, talvez, seja a mais prejudicial. Manipulações fraudulentas nos arquivos de Excel já resultaram em perdas bilionárias. A principal consequência é a falta inerente de controles, tornando muito fácil alterar fórmulas, valores ou dependências sem ser detectado.

Suscetibilidade a erros humanos triviais

Embora a fraude seja sempre uma ameaça para as planilhas, há uma coisa mais significativa que deve fazer com que você considere seriamente se livrar desses sistemas desatualizados: a sua extrema suscetibilidade a erros humanos triviais.

Sinais negativos perdidos e linhas desalinhadas podem soar inofensivos. Contudo, quando eles comprometem a confiança dos pacientes ou até mesmo causam perda ou desperdício de dinheiro, é hora de avançar para alternativas melhores.

Não conformidade regulamentar

Um grande desafio para as empresas é a conformidade regulatória e não falamos apenas de uma ou duas regulamentações.

São exemplos como Serbanes-Oxley (SOX), Basiléia II, GDPR e Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) que impedem a adoção de sistemas de gestão no formato de planilhas eletrônicas.

Inadequação ao mercado digital

Estamos em uma época em que grandes transformações moldam e reformulam o cenário de funcionamento de gestões das instituições de saúde.

Normalmente, as planilhas são criadas por pessoas que não têm o menor conhecimento sobre a documentação do software. Dessa maneira, os arquivos se tornam aplicativos altamente personalizados desenvolvidos pelo colaborador.

Então, quando chega a hora de uma nova pessoa assumir, o recém-chegado pode ter que começar do zero.

A lista de desvantagens se estende por vários outros motivos: ineficiência na tomada de decisões, continuidade de negócios, consolidação de informações etc. Outro ponto que vale destacar tem relação direta com segurança e proteção de dados.

A exemplo do gerenciamento de chaves, a proteção de dados deve ser uma prioridade

Na lista de desvantagens apresentadas, você deve ter percebido itens relacionados a fraude e a conformidade.

Para garantir segurança das informações, a criptografia é uma maneira eficaz de proteger dados. No entanto, as chaves precisam ser utilizadas por meio de soluções adequadas.

gerenciamento de chaves, por exemplo, não é possível através de planilhas no Excel. As chaves de criptografia devem ser cuidadosamente gerenciadas garantindo que os dados permaneçam protegidos e acessíveis quando necessário.

Neste sentido, o gerenciamento centralizado e seguro de todos os tipos de dados em uma empresa deixa de ser um sonho e se torna uma realidade estratégica.

É importante que os dados da sua instituição estejam seguros para todos os trabalhadores, pacientes e gestores. Assim todos os negócios prosseguirão avançando na era digital com segurança.

E-VAL Saúde, uma empresa do Grupo E-VAL

E-VAL Saúde é uma empresa especializada em certificação digital, segurança da informação com foco em assinatura digital, autenticação e proteção de dados, em especial para assinatura digital de prontuários eletrônicos do pacientegerenciamento eletrônico de documentos e demais documentos de seu hospital, operadora, laboratório ou clínica. A E-VAL Saúde tem mais de 10 anos de experiência no mercado da saúde.

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