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Como se tornar uma instituição de saúde Paperless

O Paperless ou o escritório sem papel é um termo abrangente para práticas comerciais que melhoram o local de trabalho, reduzindo a dependência do papel.

Embora o Paperless possa ser usado para descrever um local de trabalho onde os processos de papel foram completamente eliminados, é mais comumente usado para descrever métodos pelos quais as instituições podem reduzir custos e aumentar a eficiência fazendo a transição dos processos digitais tradicionais de papel que são gerenciados por meio de software ou serviços de computador. 

Esses cenários geralmente contam com gerenciamento do conteúdo empresarial ou o uso de  software de colaboração para compartilhar, editar ou gerenciar documentos da empresa que antes eram em papel.

Na prática, as instituições geralmente adotam uma abordagem incremental para conseguir um escritório Paperless, com foco na eliminação do papel de um fluxo de trabalho ou processo de negócios específico. 

Por exemplo, uma empresa pode digitalizar revisões e aprovações de documentos. Nesse caso, a criação de um registro digital e a conclusão de todo o fluxo de trabalho em formato já digital reduzem as despesas com papel e impressão, eliminando a necessidade de digitalizar o documento e economizando tempo e esforço (e potencialmente os custos associados) de transporte dos documentos físicos para pessoas envolvidas com o fluxo de trabalho. 

Os custos reduzidos de descarte de papel, bem como a metragem quadrada necessária para o armazenamento de registros, também são benefícios comuns da abordagem sem papel.

Paperless: O poder da tecnologia digital aplicado à saúde

À medida que os cuidados de saúde evoluem, os dados desempenham um papel cada vez mais importante na forma como os prestamos. 

Hoje, as organizações de saúde estão procurando constantemente capturar novos tipos de informações que podem ser usadas para melhorar os resultados gerais e também aprimorar as experiências dos pacientes e de suas equipes de atendimento. 

Com uso do Paperless,  as organizações de saúde podem coletar e analisar uma vasta gama de dados diferentes, fornecendo uma visão em tempo real sobre áreas-chave, como satisfação do paciente e da equipe, competência da equipe, culturas de segurança e qualidade de atendimento, resultando em uma quantidade impressionante de dados na organização a disposição.

Coletar e documentar todos esses dados pode consumir muito tempo e recursos, dependendo de como é feito. Embora vivamos em uma sociedade tecnologicamente avançada e a proliferação da tecnologia no setor de saúde não seja nada novo, surpreendentemente, muitas organizações de saúde ainda usam métodos de coleta de dados em papel. 

Esse processo normalmente resulta em pilhas de papel nas mesas por um período de tempo e não fornece nenhum valor até que alguém execute uma ação e insira manualmente os dados em um computador, o que pode ser uma atividade longa e cansativa.

Com a coleta de dados em papel, as organizações também correm o risco de que dados importantes sejam perdidos e potencialmente comprometidos através das informações de saúde dos pacientes. Cerca de 40% das violações de dados são baseadas em papel, com quase dois terços da papelada perdida ou roubada. 

À medida que aumentam as expectativas em relação à segurança e ao acesso mais rápido às informações, agora, mais do que nunca, as instituições de saúde precisam deixar de lado a coleta de dados em papel e adotar processos digitais mais rápidos e seguros.

Fazer a mudança do papel para o digital, com uso do Paperless, permitirá que as organizações médicas acessem imediatamente e extraiam relatórios sobre conjuntos de dados específicos.

Mostrando tendências de dados ao longo do tempo, fornecendo uma visão sobre quem está coletando os dados e com que frequência eles estão fazendo isso. 

Esses insights ajudarão as organizações a identificar áreas que podem melhorar em tempo real, permitindo que façam mudanças mais imediatas e, por fim, gerem melhores resultados. 

Por meio do processo tradicional em papel, esses insights podem levar dias para serem descobertos, atrasando a velocidade com que as organizações podem fazer melhorias e potencialmente diminuindo a satisfação do paciente.

Além de economizar tempo na compilação dos dados, a tecnologia paperless também ajuda a agilizar os processos de acompanhamento manuais e interrompidos associados à coleta de dados, que geralmente levam mais tempo do que o processo inicial. 

As novas tecnologias permitem que qualquer formulário de coleta de dados seja acessível eletronicamente em qualquer dispositivo conectado à web ou de qualquer dispositivo móvel usando aplicativos móveis (iOS ou Android). 

Isso significa que, independentemente dos dados sendo capturados, os médicos podem usar seus telefones ou tablets para preencher qualquer formulário e ter todas as informações imediatamente preenchidas em um relatório ou gráfico. 

O Paperless basicamente transforma o dispositivo móvel de um médico em uma prancheta eletrônica sem a necessidade de enviar um formulário físico a alguém.

Como reduzir o uso de papel em uma instituição de saúde com uso do Paperless?

Os participantes do setor de saúde devem atender às crescentes expectativas dos consumidores, ao mesmo tempo, em que controlam as economias de escala

Embora um sistema de gerenciamento de saúde sem papel pareça excitante e promissor, estabelecê-lo e colocá-lo em prática requer muito treinamento e compreensão por parte da equipe. Você pode sempre buscar o apoio de consultorias de saúde com experiência no processo de digitalização de hospitais.

Aqui estão algumas etapas envolvidas na transição digital para configurar um sistema de operações hospitalares sem o uso do papel.

1. Monte uma equipe de suporte de TI especializada

Criar um hospital sem papel significa introduzir novas ferramentas tecnológicas, como software, programas de computador, scanners de documentos e muito mais, que podem gerar problemas técnicos. 

Ter uma equipe de suporte de TI 24 horas por dia, 7 dias por semana na equipe que sabe como configurar tudo, bem como resolver e corrigir problemas com rapidez e confiança, manterá seu hospital funcionando sem problemas e ajudará a mantê-lo no caminho certo para fornecer excelente atendimento ao paciente.

2. Implementação de um sistema de registros médicos eletrônico

A disponibilidade de softwares de registros médicos eletrônicos facilita a maioria dos pontos de dor envolvidos na geração de informações do paciente e na sua proteção. Os prestadores de cuidados de saúde devem ter um entendimento claro das aplicações desses softwares.

3. Migração de dados

A etapa crítica, porém crucial, em todo o processo de transição é a migração de milhões de dados de sua forma física para formatos digitais. O processo de transferência requer uma abordagem integrada que vai além de apenas digitalizar os registros existentes.

4. Protegendo as informações do paciente

Vários pontos de verificação precisam ser marcados para reter as informações do paciente de acordo com as práticas éticas de saúde e protegê-las. Mesmo que os registros digitais sejam quase não perecíveis, eles podem se tornar presas fáceis para as fontes não autorizadas. A proteção dessas informações requer várias certificações digitais e recursos que as protegem, a exemplo de certificados digitais e assinaturas eletrônicas.

Alcançando um futuro sem papel

Antes de mudar para o paperless, existem algumas coisas que as instituições de saúde e provedores devem saber. 

Do lado técnico, o processo pode ser simples. Embora a implementação possa levar apenas algumas semanas e as interrupções nas operações diárias sejam mínimas, os gerentes devem ter cuidado. Afinal, deixar de usar o papel na maioria dos casos significa desenvolver uma infraestrutura completamente nova para dados.

Clareza é fundamental. Cada organização deve identificar e categorizar sua documentação. Problemas futuros podem ser evitados por meio do gerenciamento cuidadoso da transição. 

É preciso entender o que pode ser favoravelmente transferido para o digital, quais documentos devem (pelo menos por enquanto) ser mantidos em arquivos de papel e quais papéis podem ser destruídos sem repercussões.

A equipe precisa ser treinada adequadamente. Primeiro, para abraçar totalmente o potencial dos dados digitais, seu uso deve ser eficaz. 

Portanto, a capacitação e análise de dados entre os membros da equipe é crucial. Em segundo lugar, a transição do papel não pode ser imposta, ela precisa ser integrada. 

Todas as preocupações potenciais devem ser tratadas assim que surgirem. Os atores envolvidos precisam compreender os benefícios da transição para cultivar o compromisso e a vontade de se envolver com dados e tecnologias digitais.

As vantagens de não usar papel vão muito além das considerações ambientais. Confiando em soluções tecnológicas, os hospitais podem transformar seus métodos desatualizados, exaustivos e caros e, em vez disso, otimizar os dados para adotar uma abordagem mais inteligente e orientada por dados.

Alcançar melhores métricas é valioso, mas esforçar-se para fornecer melhores cuidados de saúde aos pacientes não tem preço.

E-VAL Saúde, uma empresa do Grupo E-VAL

A E-VAL Saúde é uma empresa especializada em certificação digital, segurança da informação com foco em assinatura digital, autenticação e proteção de dados, em especial para assinatura digital de prontuários eletrônicos do paciente, gerenciamento eletrônico de documentos e demais documentos de seu hospital, operadora, laboratório ou clínica. A E-VAL Saúde tem mais de 10 anos de experiência no mercado da saúde.