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Como resolver 5 problemas gerados pela assinatura no método tradicional via papel

Durante o curso de nossas vidas, assinatura no método tradicional via papel é usada milhares de vezes: em cheques, pedidos de empréstimos, certidão de casamento ou separação – a lista é interminável. 

Autoridades podem certificar a existência de uma pessoa com uma simples assinatura em uma certidão de nascimento ou em um atestado de óbito, por exemplo. As assinaturas têm sido aplicadas da mesma maneira desde os tempos antigos, simplesmente escrevendo o próprio nome. 

Quão forte é a assinatura no método tradicional via papel? 

As assinaturas são aplicadas para obter basicamente três necessidades de segurança:

  • Autenticação

Relacionada à garantia de identidade. Quando um balconista, por exemplo, compara a assinatura no verso da CNH com a assinatura em um recibo de venda, o atendente usa as assinaturas manuscritas como mecanismo de autenticação para verificar se a pessoa que apresenta a CNH é a pessoa que é o cartão que foi enviado pelo banco emissor.

  • Integridade dos dados

Garantia de que os dados não foram modificados desde que a assinatura foi aplicada. Embora uma assinatura manuscrita não forneça serviços de integridade de dados, as práticas de segurança tradicionalmente relacionadas a assinaturas manuscritas, incluindo o uso de tinta indelével e papel inviolável, fornecem alguma medida da integridade dos dados. Um exemplo comum é verificar se não existem rasuras ou mesmo se há uma cor diferente de tinta de caneta na assinatura, dentre outros métodos para verificar a integridade de assinatura manuscrita.

  • Não repúdio

Basicamente consiste em fornecer provas a terceiros de que uma parte participou de uma transação e, assim, proteger as outras contra negações falsas de participação. A assinatura do comprador no recibo de venda do cartão de crédito, por exemplo, fornece evidência da participação dele na transação e protege a loja e o banco emissor do cartão contra negações falsas de participação na compra.

Se sua instituição de saúde assinar documentos manualmente, ela poderá enfrentar uma pressão imensa com a assinatura em massa, além do risco de que os documentos sejam adulterados etc. Este é o momento em que sua organização de saúde deve procurar uma solução de assinatura eletrônica como uma prática operacional.

Problemas gerados pela assinatura no método tradicional via papel

Em muitos casos, os funcionários em instituições de saúde desperdiçam cerca de 20 a 30% do seu tempo semanalmente no gerenciamento e assinatura de documentos. Além disso, também se destaca o custo relativo a aquisição de papéis.

Como pontualidade desempenha um papel significativo nos processos de uma instituição de saúde, sua reputação se funde a uma situação crítica no momento em que a assinatura e a entrega de um documento ocorre fora do prazo determinado. É engraçado ainda encontrarmos locais usando a assinatura no método tradicional via papel nesta era de transformação digital.

Então, qual é a solução para esse e outros problemas, uma vez que a assinatura no método tradicional via papel ainda é necessária?

No mundo acelerado de hoje das instituições de saúde, adotar assinaturas eletrônicas é o caminho a seguir. A legislação do governo garantiu que as assinaturas digitais tenham a mesma validade jurídica que uma assinatura manuscrita.

Partindo desses conceitos básicos sobre assinaturas eletrônicas e segurança, podemos pensar nos seguintes problemas relacionados sobre o método tradicional via papel:

1. Legalidade

O mais importante de um contrato é que ele deve ser legalmente válido em todas as partes do mundo. E deve ser mutuamente acordado pelas partes.

Em mais de 25 países os documentos assinados eletronicamente são legalmente válidos no tribunal. Essas novas leis, se verdadeiras, facilitam a adaptação da assinatura eletrônica nas operações comerciais.

2. Segurança

Como você sabe, a assinatura manual nos documentos pode facilitar a falsificação. Além disso, esses documentos podem ser extraviados ou danificados durante eventos imprevistos.

O benefício de assinar documentos eletronicamente em instituições de saúde é que ele não pode ser adulterado. Os documentos podem ser salvos em formatos digitais para proteger contra diferentes situações. A assinatura eletrônica usa uma tecnologia, autenticação, chaves, etc que mantém sua assinatura segura contra violações.

3. Assinatura em lote

A assinatura em lote, ou do documento é um dos recursos da assinatura digital que permite ao usuário em uma instituição de saúde assinar um grande número de documentos automaticamente. Uma vez configurado, o documento é assinado automaticamente, seguindo seu percurso normal, dentro de um processo de saúde automatizado. Geralmente utilizado para assinaturas de integridade.

4. Gerenciamento de tempo

A assinatura física do documento consome muito tempo. Em uma instituição de saúde atrasada, em que o envio é feito pelo correio ou que passa por um processo de digitalização manual, em que leva você a imprimir, assinar e digitalizar conforme os processos de negócios. Este é um processo muito demorado e ineficiente.

Uma vez que sua instituição de saúde não precisa imprimir e digitalizar documentos para assinar, ela economiza automaticamente uma enorme quantidade de tempo e se torna ágil.

5. Gerenciamento de custos

A assinatura eletrônica em uma instituição de saúde é muito mais barata do o método tradicional via papel. Não é necessário pagar taxas de postagem, courier, armazenamento, gerenciamento e outras tarifas de manuseio de documentos.

Por meio da assinatura eletrônica, a quantidade de documentos que podem ser assinados é muito econômica. Isso também facilita sua tarefa de assinar vários documentos, portanto, seu gerenciamento agora pode se concentrar em outras questões vitais.

Assinatura eletrônica para instituições de saúde substitui a assinatura no método tradicional de todos os tamanhos

As assinaturas eletrônicas são a solução perfeita para instituições de saúde de vários tamanhos para resolver todos os problemas gerados pela assinatura no método tradicional via papel. 

Ao adotar a assinatura eletrônica, as instituições de saúde podem substituir com êxito as operações baseadas em papel por procedimentos eletrônicos e proteger com segurança os valiosos documentos e os dados médicos confidenciais. 

Além disso, o uso da assinatura eletrônica nas instituições de saúde define e gerencia um novo fluxo de trabalho médico, cria regras para procedimentos individuais, monitora o status dos documentos médicos em tempo real, aciona notificações para os usuários que ainda não se conectaram ao documento. Além de registrar e armazenar com segurança os documentos médicos para futuras referências.

As assinaturas eletrônicas são juridicamente vinculativas, seguras e compatíveis. Otimizando o fluxo de trabalho em processos de negócio, é possível reter os clientes existentes e conquistar novos, eliminar os processos de papel e caneta, verificar as transações comerciais com sucesso, assinar um contrato ou um documento comercial rapidamente, fechar mais negócios ou vendas. Nas instituições de saúde é possível ter benefícios semelhantes.

Por fim, o uso de assinaturas eletrônicas pode ajudar sua instituição de saúde a obter assinaturas mais rapidamente em documentos de RH, enviar um número ilimitado de documentos para vários gestores, médicos e pacientes através de um único clique e rastrear e acessar facilmente os vários documentos.

Adaptar-se às novas tecnologias é um desafio. No entanto, a tecnologia oferece muitas recompensas e a oportunidade de atrair mais clientes para a sua instituição de saúde. Não deixe assinaturas eletrônicas fora de seus processos médicos.

As assinaturas eletrônicas não apenas tornam suas operações mais rápidas e baratas – elas também facilitam muito o trabalho e tornam sua empresa ágil e eficiente.

E-VAL Saúde, uma empresa do Grupo E-VAL

E-VAL Saúde é uma empresa especializada em certificação digital, segurança da informação com foco em assinatura digital, autenticação e proteção de dados, em especial para assinatura digital de prontuários eletrônicos do pacientegerenciamento eletrônico de documentos e demais documentos de seu hospital, operadora, laboratório ou clínica. A E-VAL Saúde tem mais de 10 anos de experiência no mercado da saúde.

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