Assinatura eletrônica

Como migrar dos contratos em papel para o digital

A substituição do processo de formalização de contratos em papel pelo digital já é uma realidade em muitas empresas de saúde. Apesar disso, muitos contratos ainda são formalizados dessa forma. Mesmo sabendo que o uso da assinatura digital garante validade jurídica e proporciona diversos benefícios, por que ainda tanto papel? Há pelo menos três considerações a respeito:

Cultura do Papel

Há um conhecido princípio do direito “Quod non est in actis non est in mundo”, ou seja, o que não está nos autos não está no mundo. Considerando o registro em papel, pode-se entender que aquilo que não está no papel não está no mundo.

Por muito tempo foi assim, mas isso mudou. A cultura do papel é sem dúvida um legado e de certa forma foi uma evolução comparada a um período mais antigo no qual a única forma de registro de fatos ou acordos era a memória dos envolvidos, passada de geração em geração. Após séculos, o papel já não é mais o único meio para formalizar “o que está no mundo”.

Veja, por exemplo, os maiores provedores globais de conteúdo são 100% digitais.

Embora o meio eletrônico ofereça muito mais segurança, carrega o mito justamente do contrário. No entanto, as vantagens são inúmeras: disponibilidade quase imediata, controle de acesso, rastreabilidade e sem falar no ganho de produtividade. Naturalmente qualquer sistema adequado deve levar em consideração ameaças cibernéticas. No entanto, tais riscos são de certa forma mensuráveis e as contra medidas muito mais eficazes. Podemos comparar os riscos com o papel, como roubo, acesso indevido ou no pior caso destruição do meio.

Assinatura eletrônica é segura e reduz custos

De acordo com a Associação Global de Gerenciamento de Contratos (IACCM), apesar de 80% das atividades comerciais envolverem contratos, cerca de 20% de todos eles são perdidos. Para uma empresa, esses números podem representar uma grande perda de receita.

Portanto, mesmo uma grande corporação ou pequena empresa, com consultório médico ou RH, laboratório de análises clínicas, hospitais, clínicas de saúde, por exemplo, podem contar com os benefícios de gerar, assinar e gerenciar contratos digitais.

Por exemplo, os custos administrativos das empresas de assistência médica – a maioria pertencente a documentos como registros, cobrança e seguro – representam mais de 25% do total de despesas, segundo o Finances Online.

E o uso de um software de gerenciamento de contratos – no qual esses documentos são gerados, assinados e armazenados – pode resultar em uma redução de 40% nos custos relacionados a documentos.

Por isso, os benefícios de abandonar os contratos em papel e migrar para um sistema digital gera uma verdadeira transformação nas empresas, independente do tamanho ou setor de atuação.

A pergunta que fazemos é: a sua empresa de saúde já está fazendo a transformação digital dos seus contratos? Como está a implementação desta migração dos papel para o digital?

A implementação da formalização digital é complicada

Algumas vezes a solução de TI acaba criando alguns problemas que antes nem sequer existiam. Para balancear a equação entre solução e problema, é importante vencer a dificuldade e não resistir à inevitável transformação digital. Já existem diversas alternativas possíveis para trocar o processo do papel para o digital.

Levantar os processos e negócios que podem utilizar assinatura eletrônica é super importante e decisivo para o sucesso de um hospital, laboratório ou mesmo uma operadora que desejam se tornar paperless, como por exemplo de ferramentas x processos e negócios:

  • Para prontuário eletrônico do paciente use o MADICS PEP para assinar;
  • Para gerenciamento eletrônico de documentos use o MADICS GED para assinar;
  • Para contratos com fornecedores use o Adobe Sign para assinar;
  • Para documentos de RH com colaboradores use o Adobe Sign para assinar;

Para isso é fundamental avaliar o processo antes da tecnologia para que a ferramenta, mesmo com todas as vantagens, não aumente o custo da operação pela falta de integração entre o processo de formalização e o negócio da empresa.

Segundo, entender que o processo de formalizar contratos eletrônicos deve considerar sempre contra quem o instrumento deverá ser apresentado. Isso significa que levar em conta o padrão técnico do órgão regulador como os padrões definidos pelo ITI.

Adicionalmente, sempre trabalhar com padrões de mercado, preferencialmente referências nacionais ou globais, afinal assinar é importante, porém validar é ainda mais.

Não sei por onde começar

Considerando as vantagens do meio eletrônico, o primeiro passo é verificar se no contexto do negócio  já existe alguma norma ou regulamentação que oriente o uso, seja da assinatura digital ou eletrônica. Em muitos casos, há detalhes inclusive quanto ao formato do padrão brasileiro de assinatura digital a ser adotado. Em seguida, faça o mapa do processo de formalização, especialmente com todas as partes envolvidas, dentro e fora da organização. Isso compreende desde o nascimento da informação do contrato até a assinatura da última parte do contrato.

Dependendo do tamanho do escopo, outros sistemas poderão fazer parte do processo, não somente a formalização, mas também a gestão do conteúdo. De posse do mapeamento, chegou o momento de alinhar custos com as alternativas existentes. Processos com baixo nível de acoplamento com soluções legadas tendem a utilizar de ferramentas stand alone até portais padrão de mercado. Nos demais casos, as soluções integradas (framework de assinatura) com os sistemas de negócio tendem a apresentar melhor resultado e experiência para o usuário, pois insere a assinatura digital no contexto do negócio e não o negócio na tecnologia.

Finalmente, considere a contratação de empresas com especialistas no assunto. Nem sempre a solução mais rápida e mais barata proporcionará o resultado esperado no longo prazo.

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E-VAL Saúde, uma empresa do Grupo E-VAL

E-VAL Saúde é uma empresa especializada em certificação digital, segurança da informação com foco em assinatura digital, autenticação e proteção de dados, em especial para assinatura digital de prontuários eletrônicos do pacientegerenciamento eletrônico de documentos e demais documentos de seu hospital, operadora, laboratório ou clínica. A E-VAL Saúde tem mais de 10 anos de experiência no mercado da saúde.

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