Assinatura eletrônica

As assinaturas eletrônicas têm valor legal?

Já se passaram quase 20 anos desde que o uso das assinaturas eletrônicas foi aprovado e passou a ter valor legal no Brasil. Desde então, o software de assinatura eletrônica faz parte de quase todos os aspectos dos negócios e da vida diária. 

Ela é usada pelas empresas para compartilhar informações com funcionários, bem como clientes em terminais de pontos de venda em supermercados, shoppings e postos de gasolina.

As assinaturas eletrônicas tornam a distribuição mais simples. É muito mais fácil enviar documentos por e-mail para toda a empresa do que distribuir, coletar e organizar documentos em papel.

Além do valor legal, documentos assinados eletronicamente também podem ter backup seguro em nuvem confiável ou bancos de dados locais para ocupar menos espaço físico e estar disponíveis para recuperação mais fácil.

Uma assinatura eletrônica é uma versão digital de uma assinatura tradicional feita com caneta e tinta

Não só aqui no Brasil, mas em diversos outros países, a assinatura eletrônica oferece o mesmo compromisso legal que uma assinatura manuscrita se atender a estes quatro critérios:

  • Intenção de assinatura – o signatário pretende verificar sua identidade; 
  • Consentimento para fazer negócios eletronicamente – o signatário concordou em fazer negócios eletronicamente; 
  • Associação de assinatura com o registro – o sistema usado para capturar a assinatura eletrônica pode verificar o processo pelo qual a assinatura foi criada;
  • Retenção de registro – a assinatura eletrônica é armazenada pelo tempo necessário para que possa ser consultada por todas as partes interessadas.

A assinatura eletrônica atendem a usuários em diferentes departamentos da empresa, incluindo instituições médicas: recursos humanos, serviços financeiros, jurídicos, imobiliários e qualquer pessoa que trabalhe com documentos confidenciais. 

As  opções de assinatura eletrônica, que também estão disponíveis em aplicativos para dispositivos móveis, podem ser usadas por praticamente qualquer pessoa, desde médicos, enfermeiros, administradores de seguros e gestores financeiros a prestadores de serviços de saúde que buscam cumprir as normas de privacidade realizando atendimento com seus pacientes. 

Em decorrência da importância das assinaturas eletrônicas, uma série de ferramentas de assinatura eletrônica também estão surgindo para atender a setores específicos, como saúde, imóveis, seguros, educação e governo.

Legalidade da assinatura eletrônica na prática

Em todo o mundo, provedores de saúde, organizações de serviços financeiros, seguradoras e muito mais estão evitando assinaturas manuscritas em contratos e outros documentos juridicamente vinculativos em favor de assinaturas eletrônicas devido à eficiência imediata e aos benefícios da experiência do cliente

As instituições de saúde, por exemplo, estão vendo uma redução de 66% em arquivos perdidos e 92% de redução em erros de digitalização de documentos em papel. 

Além do mais, a tecnologia de assinatura eletrônica agora pode ser facilmente integrada a muitos aplicativos e processos médicos, expandindo ainda mais os benefícios para o fluxo de atendimento e de negócios. 

A lei aplicável às assinaturas eletrônicas é clara em muitos países e tem sido assim há algum tempo, e a sua adoção aumentou nos últimos anos pelo fato de ser uma solução segura e juridicamente vinculativa na maioria dos casos, embora ainda haja alguma confusão no mercado sobre a legalidade

Assinaturas eletrônica na área da saúde

Quanto a validade da assinaturas eletrônica na área da saúde, o Conselho Federal de Medicina (CFM), nos dá o embasamento legal necessário para o uso em diferentes momentos nas instituições de saúde.

A Resolução CFM nº 1.821/2007 que aprova as normas técnicas concernentes à digitalização e uso dos sistemas informatizados para a guarda e manuseio dos documentos dos prontuários dos pacientes, autorizando a eliminação do papel e a troca de informação identificada em saúde prescreve em seu artigo 5º:

Art. 5º Como o “Nível de garantia de segurança 2 (NGS2)”, exige o uso de assinatura digital, e conforme os artigos 2º e 3º desta resolução, está autorizada a utilização de certificado digital padrão ICP-Brasil, até a implantação do CRM Digital pelo CFM, quando então será dado um prazo de 360 (trezentos e sessenta) dias para que os sistemas informatizados incorporem este novo certificado.

Assim são estabelecidos que apenas os “Atestados Técnicos e Termos de Responsabilidade”,emitidos em meio digital, devem ser assinados eletronicamente com a utilização de certificados digitais válidos e emitidos por Autoridade Certificadora – AC integrante da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.

Mais recentemente, na MP 983, diz respeito a assinatura eletrônica qualificada, para atestados e prescrições. Para as demais dependendo de cada caso, pode ser utilizado assinaturas eletrônicas avançadas ou mesmo assinatura eletrônica simples.

Na prática, como a assinatura eletrônica afeta o setor de saúde?

Os sistemas de assinatura eletrônica usados ​​na área de saúde devem cumprir os seguintes requisitos para manter a validade:

  • Autenticar usuários adequadamente;
  • Armazene uma trilha de auditoria que permita a reconstrução do processo de assinatura;
  • Impedir modificação pós-assinatura;
  • Guardar a prova de que o documento foi assinado eletronicamente;
  • Armazenar documentos assinados em um servidor seguro.

As assinaturas eletrônicas são o futuro da saúde. As instituições que utilizam assinaturas eletrônicas têm visto um aumento na produtividade e eficiência devido à velocidade com que eles podem assinar documentos e fazer pedidos assinados. 

Isso, por sua vez, aumenta o número de pacientes e a papelada associada que eles podem aceitar e gerenciar, enquanto aumenta as receitas. A facilidade de assinar eletronicamente também diminui os custos, reduzindo a burocracia dos processos e garante que os documentos sejam gerenciados com eficiência. 

As assinaturas eletrônicas também melhoram a conformidade e a segurança quando autenticadas por uma plataforma confiável de assinatura eletrônica. 

Eficiência de administração de instituições de saúde

Manter hospitais e clínicas funcionando sem problemas é um grande desafio. Esteja você trabalhando com a equipe, instalações, fornecedores ou comunidade, a produtividade sofre cada vez que um documento ou formulário deve ser impresso, assinado, digitalizado ou conduzido. A assinatura eletrônica torna tudo muito mais simples com processos digitais rápidos e compatíveis.

Concluindo, as assinaturas eletrônicas estão crescendo em importância em todos os aspectos da vida, especialmente no setor de saúde, mas escolher a plataforma de assinatura eletrônica certa é ainda mais importante para garantir a conformidade regulatória.

E-VAL Saúde, uma empresa do Grupo E-VAL

A E-VAL Saúde é uma empresa especializada em certificação digital, segurança da informação com foco em assinatura digital, autenticação e proteção de dados, em especial para assinatura digital de prontuários eletrônicos do paciente, gerenciamento eletrônico de documentos e demais documentos de seu hospital, operadora, laboratório ou clínica. A E-VAL Saúde tem mais de 10 anos de experiência no mercado da saúde.

Fale conosco, os especialistas da E-VAL Saúde terão o maior prazer em atendê-los, contribuindo para o desenvolvimento dos seus projetos e a melhoria contínua da segurança do seu hospital, operadora, laboratório ou clínica.

Até breve!